Biaya, Model Harga & Aturan 2026
Model harga CRM: per pengguna, paket bertingkat, add-on, atau berbasis kontak — cara menghitung mana yang lebih hemat
Perbandingan model harga CRM untuk UMKM dengan contoh hitungan ilustratif, titik impas antar model, jebakan minimal kursi, batas kontak, dan pertanyaan untuk vendor.
Model harga CRM yang paling hemat bergantung pada dua angka milik Anda sendiri: berapa orang yang perlu masuk ke CRM dan berapa kontak yang Anda simpan atau kirimi pesan. Harga per pengguna menguntungkan tim kecil dengan database besar; harga berbasis kontak menguntungkan tim besar dengan database kecil dan bersih; paket bertingkat menguntungkan usaha yang kebutuhannya pas di satu tingkat. Kesalahan paling mahal biasanya bukan memilih model yang salah, tetapi tidak menghitung bagaimana biaya tumbuh ketika tim atau database bertambah.
Panduan ini bagian dari panduan biaya CRM untuk UMKM. Fungsi yang ditagih per model dijelaskan di fungsi CRM yang perlu dibayar.
Empat model harga yang umum
| Model | Rumus kasar | Biaya tumbuh karena | Cocok bila |
|---|---|---|---|
| Per pengguna | Jumlah kursi × harga per kursi | Tambah sales atau admin | Tim stabil, database besar |
| Paket bertingkat | Harga paket tetap (kadang + per kursi) | Butuh fitur di tingkat atas | Kebutuhan jelas dan tidak berubah cepat |
| Add-on | Harga dasar + modul tambahan | Fitur baru dipakai | Mulai kecil, tambah bertahap |
| Berbasis kontak | Tingkatan jumlah kontak tersimpan atau kontak pemasaran | Database tumbuh | Banyak pengguna, daftar kontak terkelola |
Dalam praktik, vendor sering mencampur model: per pengguna untuk fitur penjualan, berbasis kontak untuk modul pemasaran, dan per nomor untuk WhatsApp. Karena itu, pecah setiap penawaran ke komponen dasar sebelum membandingkan.
Contoh titik impas: per pengguna vs berbasis kontak
Contoh ilustratif. Penawaran A: Rp400.000 per pengguna per bulan, kontak tidak dibatasi. Penawaran B: Rp6.000.000 per bulan untuk sampai 10.000 kontak dengan pengguna tidak dibatasi, naik ke Rp9.000.000 untuk sampai 25.000 kontak.
| Situasi | Penawaran A | Penawaran B |
|---|---|---|
| 8 pengguna, 7.000 kontak | 8 × Rp400.000 = Rp3.200.000 | Rp6.000.000 |
| 15 pengguna, 9.000 kontak | 15 × Rp400.000 = Rp6.000.000 | Rp6.000.000 |
| 20 pengguna, 9.500 kontak | Rp8.000.000 | Rp6.000.000 |
| 20 pengguna, 12.000 kontak | Rp8.000.000 | Rp9.000.000 |
Titik impasnya 15 pengguna selama database di bawah 10.000 kontak (Rp6.000.000 ÷ Rp400.000 = 15). Tetapi begitu database melewati 10.000 kontak, B lebih mahal sampai A mencapai 23 pengguna (Rp9.000.000 ÷ Rp400.000 = 22,5). Usaha yang rajin mengimpor nomor dari marketplace bisa melewati batas kontak lebih cepat daripada menambah sales.
Jebakan per pengguna
- Minimal kursi. Beberapa paket mensyaratkan jumlah pengguna minimum. Lima kursi minimal untuk tim tiga orang berarti membayar dua kursi kosong.
- Semua peran dihitung penuh. Admin chat, manajer yang hanya melihat laporan, dan staf gudang yang mengubah status pesanan bisa dihitung sebagai pengguna penuh. Tanyakan apakah ada lisensi baca-saja atau lisensi ringan.
- Kursi tidak bisa dikurangi di tengah kontrak. Pada kontrak tahunan, menambah kursi biasanya mudah, tetapi mengurangi baru bisa saat perpanjangan.
- Berbagi akun. Memakai satu akun untuk beberapa orang biasanya melanggar ketentuan layanan dan menghapus jejak siapa mengubah data, yang penting untuk keamanan data pribadi.
Jebakan berbasis kontak dan paket
- Kontak yang tidak aktif ikut dibayar. Bersihkan database sebelum migrasi; lihat migrasi data kontak ke CRM.
- Definisi "kontak" berbeda. Ada yang menghitung semua kontak tersimpan, ada yang hanya kontak pemasaran. Minta definisi tertulis.
- Lompatan tingkat. Paket bertingkat sering menaruh satu fitur penting di tingkat atas, sehingga semua pengguna naik harga demi satu fitur.
- Batas tersembunyi. Jumlah pipeline, alur otomasi, kolom kustom, penyimpanan lampiran, atau panggilan API per hari.
Tahunan vs bulanan
Pembayaran tahunan di muka biasanya memberi potongan dibanding bulanan. Contoh ilustratif: Rp400.000 per pengguna per bulan bila bulanan, Rp4.080.000 per pengguna per tahun bila tahunan (setara Rp340.000 per bulan, hemat 15%). Untuk 6 pengguna, selisihnya 6 × (Rp4.800.000 − Rp4.080.000) = Rp4.320.000 per tahun. Penghematan ini hilang bila setelah lima bulan tim berhenti memakai CRM. Pilihan yang sering masuk akal: bulanan selama uji coba dan tiga bulan pertama, lalu tahunan setelah tingkat pemakaian terbukti.
Pertanyaan untuk setiap penawaran
- Siapa yang dihitung sebagai pengguna, dan ada lisensi ringan?
- Apa definisi kontak, dan apa yang terjadi bila batas terlampaui (tagihan otomatis atau pemberitahuan)?
- Fitur mana yang add-on, dan bagaimana add-on ditagih?
- Berapa harga normal setelah promo, dan ada batas kenaikan saat perpanjangan? Hitung di kalkulator kenaikan perpanjangan.
- Apakah harga sudah termasuk PPN dan dalam mata uang apa? Lihat harga USD dan PPN PMSE.
Pertanyaan yang sering diajukan
Model mana yang paling hemat untuk 3 orang sales?
Biasanya per pengguna atau paket dasar, karena jumlah kursi kecil. Tetap cek batas kontak dan fitur yang Anda butuhkan.
Bagaimana bila tim tumbuh cepat?
Hitung skenario tahun ketiga, bukan hanya hari ini. Model berbasis kontak atau paket dengan pengguna tidak terbatas bisa lebih cocok bila jumlah pengguna naik cepat sementara database terjaga.
Apakah bisa menegosiasikan harga per pengguna?
Untuk jumlah kursi yang lebih besar atau kontrak multi-tahun, sering ada ruang negosiasi. Mintalah hasilnya tertulis, termasuk harga perpanjangan.
Apakah kontak yang dihapus langsung mengurangi tagihan?
Bergantung vendor; sebagian menghitung ulang pada periode tagihan berikutnya. Tanyakan sebelum kontrak.
Sumber resmi
- Direktorat Jenderal Pajak — perlakuan PPN atas langganan software
- Portal PSE Komdigi — status pendaftaran vendor
- Kementerian UMKM — informasi digitalisasi usaha
- Pasal.id — teks peraturan yang dirujuk
